Как выбрать онлайн-кассу для ИП или ООО?

В Федеральном законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ закреплено, что ИП и ООО, за исключением утверждённого перечня, обязаны создавать бумажные и электронные чеки с помощью онлайн-кассы. При этом сведения о покупке шифруются и передаются оператору фискальных данных (ОФД), который отправляет полученную информацию в налоговую.

Онлайн-кассы бывают нескольких видов:

1. Автономные. Оснащены кнопками или сенсорным дисплеем. Объём встроенной памяти небольшой, поэтому на них устанавливают самые простые кассовые программы. Софт нужно обновлять самостоятельно или вызывать специалиста. Не рассчитаны на большой поток посетителей и работу с маркированными товарами.

2. Мобильные. Работают автономно. Предназначены для небольших точек продаж, а также выездной, выносной и разносной торговли. Одни модели оборудованы механическими кнопками, другие — сенсорным дисплеем.

3. Фискальные регистраторы. Это стационарный принтер со встроенной фискальной памятью. Чтобы подключить оборудование, нужен компьютер или планшет, на которые установлено специальное ПО. Такими аппаратами пользоваться удобно и просто. Благодаря быстрой печати чеков, увеличивается скорость обслуживания клиентов. Не предусмотрены для ИП и ООО, которые реализуют товары и услуги за пределами торговой точки.

4. POS-системы. Помимо фискального регистратора, аппарат может иметь дисплей для покупателя, сканер штрихкодов, весы, картридер и ящик для налички. Такие терминалы оптимальны для больших магазинов с интенсивным трафиком.

5. Смарт-терминалы. Современная альтернатива мобильным устройствам. Подключать их к компьютеру/планшету не нужно. Предустановлен расширенный набор кассовых функций. ПО обновляется автоматически.

6. Облачные. Софт с фискальным накопителем хранится в специальном data-центре. Доступ продавец получает через облачные сервисы. Такая контрольно-кассовая техника позволяет работать только с электронными чеками: сформировав документ, программа шифрует его, а затем отправляет покупателю на email и в налоговую. Приобретать кассовый аппарат не нужно. Хранение ПО, обслуживание, регистрация в налоговой и услуги ОФД входят в стоимость. Ещё одно преимущество — простая интеграция с сайтом. Это оптимальный вариант для компаний, которые продают товары и оказывают услуги в интернете.

Что важно при выборе онлайн-кассы

На рынке представлен широкий ассортимент кассовой техники. Чтобы выбрать оборудование, необходимо проанализировать потребности бизнеса. Контрольно-кассовую технику можно приобрести или взять в аренду. Ещё один вариант — подключиться к облачному сервису.

Ключевые характеристики контрольно-кассовой техники:

• вид фискального накопителя;
• мобильность;
• опция редактирования ассортимента продукции:
• особенности ПО;
• стоимость и периодичность обновления кассовой программы;
• возможность реализации товаров с маркировкой;
• интеграция с сайтом, а также системой товарного и бухгалтерского учёта;
• поддержка оплаты с помощью СБП.

Важное значение имеет техническое сопровождение. Нужно уточнить режим работы техподдержки: иногда специалисты на связи 24/7. Обычно консультации предоставляются по телефону, email, через специальную форму на сайте и в чате. Некоторые неполадки можно устранить при подключении в режиме удалённого доступа.