Вокруг личного дела работника обычно накапливается масса вопросов. Где и как хранить личные дела сотрудников? Для чего личное дело необходимо? Обязательно ли его вести и кто должен этим заниматься? Каков порядок формирования личного дела? Опираясь на последние изменения в законодательстве, мы подробно рассмотрели все вопросы в этой статье. Ответить на все эти вопросы можно и самостоятельно, записавшись на курсы делового производства https://videoforme.ru/course/document-management-ekaterinburg здесь или в любом другом аналогичном заведении.

Что представляет собой личное дело

Личное дело – общее название документации, собранной в период деятельности физического лица в организации. Отражение деятельности и успехов работника или обучающегося. Оговорка об обучающихся говорит о том, что ведение личного дела – распространенная практика, которая есть как в обычных организациях, так и в учебных заведениях.

Документы, составляющие личное дело, собирают все время. Причем к их числу относятся как те документы, которые непосредственно связаны с прямыми обязанностями, так и те, которые отражают личную жизнь: рождение ребенка, заключение брака и т. д.

Но прописана ли обязанность вести личное дело на законодательном уровне, или у его повсеместного использования есть другая причина? Предлагаю подробно рассмотреть положение о ведении личных дел работников.

Обязательно ли вести личные дела работников

Предприниматели, как правило, ведут личные дела своих сотрудников, хотя это и необязательная мера. Исключением из правила являются государственные служащие, деятельность которых подчинена другим нормативным документам.

Основанием, подтверждающим, что личное дело сотрудника – элемент необязательный, является 65 ст. Трудового Кодекса. В ней указан перечь документов, необходимых для приема на работу. Личного дела среди них нет, хотя ссылки на иные нормативные документы, такие как Указ Президента или Федеральное Законодательство, присутствуют.

Личные дела государственных служащих

В 2005 году вышел Указ Президента, который обязал работодателей собирать и систематизировать личные дела сотрудников. Указ Президента от 30.05.2005 года № 609 призывает систематизировать документы для того, чтобы персональные данные госслужащих были прозрачны и могли отслеживаться в режиме реального времени.

Второй нормативный акт, регламентирующий порядок и процессуальные особенности составления личных дел государственных служащих – федеральный закон. Положение о порядке ведения личных дел работников подразумевает, что личное дело – документ переходящий. В том случае, если сотрудник устроился на новое место работы или был переведен туда, личное дело так же переходит в новую организацию. Именно в этом нормативном акте прописано, где хранятся личные дела.

Там оно играет роль визитной карточки, отражает успехи и личные достижения нового работника. Все эти документы значительно упростят работу в том случае, если необходимо указать источники своего дохода, круг общения и прочие персональные данные.

Личное дело у ИП

Как уже было сказано положение о ведении личных дел сотрудников – элемент обязательный только для госслужащих. В отношении предпринимателей, в данном вопросе, закон проявляет поразительную незаинтересованность.

Нет ни тех актов, которые предписывают ведение личных дел сотрудников, ни тех, что запрещают. В итоге вопрос кадровой документации ложится полностью на плечи предпринимателей: они вправе самостоятельно выбирать форму ведения этой отчетности.

Введу эффективности личных дел сотрудников, именно она, зачастую, становится основной. Но, остановившись на этой форме, нужно учесть несколько нюансов:

• Решив организовать журнал учета личных дел, необходимо закрепить это локальными нормативными актами;
• Данная форма отчетности подразумевает определенный регламент, в соответствии с которым и строится кадровая деятельность. Обычно предприниматели предпочитают не заниматься сложной разработкой и используют регламент госслужащих.

Плюсы для предпринимателей: почему большинство ИП пользуются системой?

Наличие готового регламента и налаженной практики – не единственная причина, повсеместного использования системы. Ее реализация в рамках своей организации для предпринимателя значит:

1. Возможность отслеживания динамики карьерного роста своих подчиненных. Данная система позволяет эффективно выявлять перспективные кадры. Оценивать динамику деятельности и достижений своих сотрудников. Профильная переподготовка, обучающие курсы, курсы повышения квалификации – система личных дел позволяет работодателю в режиме реального времени выявлять действительно ценные кадры.
2. Доступность и безопасность документации. Все важные документы, за исключением тех, что в личное дело сотрудника не подшиваются, хранятся в одном месте, а руководитель имеет к ним оперативный доступ.

На кого стоит завести личное дело?

Федеральный закон, регламентирующий порядок и правила оформления личных дел в отношении госслужащих указывает, что данные всех без исключения лиц на государственной службе, должны быть укомплектованы в личное дело.

На предпринимателей данный закон не распространяется, а значит, перечень лиц на которых заведут личное дело, равно как и порядок хранения личных дел сотрудников, устанавливается предпринимателем самостоятельно.

В данном вопросе существуют два противоположных мнения:

1. Работодатель дает распоряжение завести личное дело на каждого из своих сотрудников. Такой подход позволяет упорядочить кадровую работу и иметь актуальные сведения о каждом из своих сотрудников. Таким способом чаще всего пользуются небольшие предприятия, где создать личное дело на каждого – не такая большая проблема.
2. Если же мы говорим о крупных предприятиях, где количество сотрудников исчисляется десятками, имеет место второй, урезанный способ. Он подразумевает, что положение о ведении личных дел распространяется только на ключевых специалистов. Тех, кто занимает руководящие позиции в организации, либо, в силу своих обязанностей, несет материальную ответственность.

Личное дело можно оформить вне зависимости от формы трудовой деятельности. Сотрудник может работать по совместительству или на основании срочного трудового договора. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров обосновано в любом из перечисленных выше случаев.

Личное дело в сроках: в какой период оно должно быть оформлено?

Конкретных сроков оформления у этого документа нет. Все потому, что книга учета личных дел ведется на протяжении всего времени пребывания сотрудника в организации. Единственный точный срок – личное дело должно быть открыто сразу же, после приема на работу. Это правило общее как для государственных служащих, так и для предпринимателей.

Правила ведения дела у предпринимателей и госслужащих схожи, но вот хранение личных дел по завершении трудового договора отличается.

Среди государственных служащих применяется практика преемственности личного дела. Оно «путешествует» по местам его работы государственного служащего. У предпринимателей такая практика не закрепилась. Личные дела уволенных сотрудников остаются в организации, где попадают в архив. На новом месте работы формируется новое личное дело.

Особенности составления

Практика позволила разработать правила хранения личных дел сотрудников в организации. Они существенно упрощают работу кадровой системы и позволяют той функционировать более корректно. Эти правила включает в себя:

1. Одна обложка – один сотрудник. Кадровые работники настаивают на том, чтобы данные каждого из сотрудников хранились отдельно от остальных. Причем храниться они должно в специальной картонной папке. Скоросшиватели в данном случае – не помощники.
2. В архив личных дел желательно подавать папки, чья толщина не превышает 4 сантиметров.
3. Хранение личных дел работников необходимо подчинять хронологическому принципу.
4. Личное дело – необязательно оригинальные документы. Особенно это касается предпринимателей. Так как после увольнения документы попадают в архив личных дел уволенных работников, целесообразнее использовать именно копии.

Данный вопрос нормативно не урегулирован, а значит, организации могут самостоятельно вносить коррективы в положение о формировании личного дела работника.

Что в себя включает личное дело в 2021-2022 года

Документы, которые входят в положение о личном деле работника, должны быть указаны в локальных нормативных актах работодателя. В целом можно выделить 3 категории документов, которые войдут в журнал регистрации личных дел:

• Документы, которые необходимы при приеме на работу. Сюда входит весь комплекс документации, указанной в 63 статье Трудового кодекса. Все – от резюме до копии о заключении трудового договора.
• Второй категорией журнала учета личных дел сотрудников является документация, которая появилась в процессе исполнения своих трудовых обязанностей работником. В эту категорию входят копии документов о повышении квалификации или пройденной аттестации. Личные данные, например, копия свидетельства о заключение брака, рождение ребенка и т. д.
• Документация, возникшая на основании расторжения трудового договора. В журнал учета личных дел работников вносятся такие документы, как копия расторжения договора, или иной документ, обосновывающий причину расторжения договора в одностороннем порядке.

Кто и как формирует личное дело работника: образец 2021–2022

Правила ведения журнала регистрации личных дел работников не закреплены законодательно. При этом каждая организация старается выполнять эти неписаные требования, так как они значительно ускоряют работу кадрового аппарата. Формирование личного дела сотрудников также подчинено этим правилам.

Титульный лист

Титульный лист, его правильное оформление – это основа личного дела. Причем не меняется эта основа уже больше сорока лет. В 1972 году на вооружение был принят государственный стандарт оформления, 17914-72, который действует до сих пор. Он регламентирует оформления обложки той паки, где хранятся личные дела сотрудников. Данный гост регламентирует вопрос того, как хранить личные дела сотрудников.

Почему без описи личное дело не работает?

Опись – документ, который подшивается в папку до того, как оформить личное дело в архив. Этот документ имеет четкую табличную структуру, включающую в себя следующие столбцы:

• Номер:
• Индекс.
• Дату выдачи.
• Наименование документа и т. д.

Кто имеет право забрать дело

Мало знать, как правильно хранить личные дела сотрудников. На этом работа с ними не заканчивается. Процесс выдачи документа – не менее значимый вопрос

Специфика личных дел такова, что ни сотрудник, ни его доверенное лицо не имеют права забирать дело из организации. Это не трудовая книжка. Правом работника является ежегодный осмотр дела. Он просматривает его, а убедившись, что все записи сделаны верно, ставит свою подпись в специальную графу.

Долго ли хранятся в организации личное дело после увольнения сотрудника

Дело хранится в организации все время, пока заключен трудовой контракт. В случае его расторжения в силу вступает правило:

Дело должно попасть в архив, где должны храниться должны храниться дела сотрудников, не позже, чем через 3 года. При этом необходимо соблюсти ряд правил:

• Прошить переплет.
• Составить лист, подтверждающий отправку в архив.

После этого дело находится в архиве организации длительный период времени. Для дел, отправленных в архив до 2003 года –75 лет. Если дело младше – 50 лет. Уничтожить материал можно только по истечении этого срока.

Заключение

Личное дело сотрудника – чрезвычайно удобная форма организации кадрового производства. Она представляет собой готовую разработанную схему, которая позволяет эффективно руководить коллективом.

Однако для успешной реализации данной системы, необходимо четко следовать правилам. Они, пусть зачастую и не закреплены нормативно, позволяют сильно сократить время работы с кадрами.