Пребывание работника в связи с распоряжением работодателя для выполнения служебных поручений в другом городе или местности называется командировкой. Она отличается от служебных поездок, которые осуществляются во время профессиональной деятельности, имеющей разъездной характер. Распоряжение о командировке должно быть оформлено приказом.

Трудовое законодательство гарантирует работнику сохранение рабочего места, выплату среднего заработка и ряда компенсаций при выполнении трудовых обязанностей в командировке. 

Обязательные компенсации на срок командировки

Перед отправкой сотрудника в поездку ему выдаются денежные средства:

• суточные для расходов на питание;
• для оплаты гостиничных услуг;
• для оплаты проезда в обе стороны.

Перед тем, как начисляются денежные средства, необходимо учесть все нюансы поездки. Практически в каждой организации есть утвержденные положения о командировках, с которыми работнику нужно ознакомиться. Возможно, в них закреплена оплата компанией расходов на мобильную связь и интернет.

Командировочные выплаты и расходы

По возвращении из поездки, в первые 3 рабочих дня предоставляется авансовый отчет в бухгалтерию. В нем должны быть отражены потраченные суммы и приложены:

• документы по найму жилья;
• билеты на самолет или поезд, а также чеки по сопутствующим расходам (за услуги оформления билета, за постельное белье в поезде);
• чеки по другим тратам, связанным со служебной деятельностью.

Если фактические расходы превысили денежные средства, выданные работнику перед поездкой, они должны быть возмещены организацией в полной мере. Он может получить их вместе с заработной платой.

Кроме того, оплачивается дополнительное время работы сотрудника, если официально оно зафиксировано документами той организации, в которой проходила командировка. Узнать подробнее как рассчитываются командировочные, а также получить помощь в организации служебных поездок можно с помощью специального сервиса, предоставляемого крупным финтех-оператором сервисов для бизнеса.

Компенсации при отправке в зарубежные командировки

При заграничных поездках сотруднику возмещаются расходы:

• по оформлению виз и других выездных документов;
• консульские и аэродромные пошлины;
• сборы на право въезда или транзита автотранспорта;
• на оформление медицинской страховки;
• по страхованию несчастных случаев за рубежом;
• услуги переводчика.

Чтобы обеспечить соблюдение гарантий и компенсаций работникам, необходимо, чтобы были правильно оформлены первичные документы (приказ руководства) с указанием начала служебной поездки и, возможно, всего ее срока. Работником должны быть сохранены в аккуратном виде все чеки, необходимые для оплаты командировочных расходов. Каждая компания вправе решить, какие дополнительные документы должны оформляться при служебных поездках.